Nach einigen Werbemittel – Projekten im öffentlichen Sektor wurde die Problematik schnell erkannt. Für die Presse- und Öffentlichkeitsabteilungen der Institutionen steht in erster Linie die Auswahl des richtigen Werbeartikels im Vordergrund. Daraufhin wird aber sehr selten ein kompetenter Partner für die ausführliche Angebotserstellung zu Rate gezogen. Sehr häufig wird eigenhändig im Internet recherchiert oder ein Angebot von einem Händler eingeholt, der sich aber noch nie mit dem VOL oder geschweige mit einer sachlichen Leistungsbeschreibung auseinandergesetzt hat. Sie sollten hierbei auf keinen Fall nach dem Try&Error Verfahren vorgehen, es gibt immer Spezialisten und Menschen die Sie gerne unterstützen und Ihnen Ihre helfende Hand bieten.
Wir verstehen uns als Spezialisten für das Ausschreibungsverfahren für Werbemittel und betreuen mittlerweile über 20 öffentliche Einrichtung als Ideengeber und Partner Rund um das Thema gegenständliche Werbung.
Grundlagen des Angebotes
Ein Beispiel für die Grundlagen:
Für die Erstellung des Angebotes werden den Bietern folgende Vergabeunterlagen übermittelt:
- Bewerbungsbedingungen, Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen
- Anlage 1 – Referenzliste
- Anlage 2 – Bietergemeinschaftserklärung
- Anlage 3 – Eigenerklärung zur Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit
- Anlage 4 – Allgemeine Geschäftsbedingungen
- Anlage 5 – Auflistung der dem Angebot beizufügenden Unterlagen
- Anlage 6 – Anerkennung der Vergabebedingungen
Bei Widersprüchen der nachfolgenden Bestimmungen gelten nacheinander:
- die Bekanntmachung vom (Datum der Versendung)
- die Bewerbungsbedingungen, Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen
- das Angebot des Bieters
- die Allgemeinen Geschäftsbedingungen
- die VOL/A in der bei Bekanntmachung gültigen Fassung
Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters sind nicht zugelassen. Legt der Bieter seine AGB dem Angebot zugrunde, führt dies zum Ausschluss seines Angebotes.
Form des Angebots
Verfahrenssprache ist deutsch. Alle Erklärungen sind in deutscher Spracheabzugeben.
Schriftform
Das Angebot sowie die weiteren Erklärungen auf den Anlagen bedürfen, sofern im Folgenden nicht anders bestimmt, der Schriftform, d. h. sie müssen unterschrieben sein. Nicht unterschriebene Erklärungen gelten als nicht abgegeben. Außerdem sind die Erklärungen, soweit auf den jeweils zu verwendenden Vordrucken vorgesehen, mit Name und Adresse des Bieters (Firmenstempel) und Datum zu versehen. (Die Übermittlung des Angebotes in elektronischer Form ist ausgeschlossen.)
Nachweise zur Bietereignung
Der Bieter hat mit seinem Angebot folgende Angaben/Nachweise/Erklärungen zur Prüfung der Bietereignung einzureichen:
- Referenzliste (Anlage x)
- die den Vergabeunterlagen beigefügte Eigenerklärung zur Leistungsfähigkeitund Zuverlässigkeit (Anlage x) mit Orts- und Datumsangabe sowie Unterschrift des Bieters und Firmenstempel
- x Qualitätsmuster je Los
Weitere Erklärungen/AnlagenDem Angebot sind – über die Nachweise zur Bietereignung hinaus – die in der Anlage x aufgeführten Erklärungen/Anlagen zwingend beizufügen und zu unterschreiben. Nicht vollständige oder nicht unterschriebene Erklärungen/Anlagen führenzum Ausschluss des Angebotes.
(XXX macht in diesem Vergabeverfahren von der Möglichkeit der Nachforderungfehlender Erklärungen und Nachweise gemäß § 19 EG Abs. 2 Satz 1 VOL/A keinen Gebrauch.)
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die Mitglieder von Bietergemeinschaftenhaften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Pflichten. Sie haben in den Angeboten sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft anzugeben sowie einen Vertreter zu benennen und zu bevollmächtigten (s. § 16 EG Abs. 6 VOL/A). Dazu ist die Anlage x auszufüllen und dem Angebot beizufügen. Jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft hat darüber hinaus die Erklärungen/Angaben/Nachweise zur Bietereignung mit dem Angebot der Bietergemeinschaft vorzulegen.
Weitere formale Vorgaben
Die Vergabeunterlagen sind ausschließlich bei der Vergabestelle anzufordern. Diese dokumentiert die Übermittlung des Links zum Abruf der Vergabeunterlagen und stellt nachweislich den Zugang der Vergabeunterlagen durch eine Rückmeldung über den Empfang sicher. Eine Weitergabe der Vergabeunterlagen an Dritte, die der Bieter nicht in sein Angebot einbeziehen will, ist unzulässig. Angebote von Bietern, die nicht auf dem beschriebenen Weg an die Vergabeunterlagen gelangt sind, können ausgeschlossen werden. Änderungen und Ergänzungen an den Vertragsunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebotes. Die im Rahmen des Angebotes zu erstellenden Unterlagen dienen ausschließlich der Angebotsbewertung und als Grundlage des evtl. folgenden Auftrages. Im Übrigen werden sie vom Auftraggeber nicht weiterverwendet.
Auftragserteilung
Zuschlagskriterien und Gewichtung
Der Zuschlag wird auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot erteilt. Für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ist ausschließlich der Preis maßgebend. Bei Gleichstand entscheidet das Los.
ODER:
In vielen Fällen hat es sich als sehr ratsam erwiesen eine Aufteilung der Gewichtung auf folgende Faktoren vorzunehmen:
- Preis ca. 50%
- Beschaffenheit und Qualität der bemusterten Artikel ca. 30%
- Zuverlässigkeit und Referenzen des Anbieters 20%
zu Punkt 2: Man kann die Leistungsbeschreibung so ausführlich wie nur möglich gestalten, doch finden manche Anbieter, die nur auf ein schnelles Geschäft aus sind, immer eine Lücke die sie für sich nutzen können. Daher ist es meiner Meinung nach sehr wichtig eine zusätzliche Absicherung durch die Sichtung der eingereichten Muster einzurichten.
zu Punkt 3: Nach einigen durchgeführten Ausschreibung merkt man sehr schnell wer seinen Job ernst meint und wer nur schnell irgendetwas liefern will und danach für mögliche Reklamationen nicht mehr zu erreichen ist. Die Werbemittel-Branche ist doch sehr übersichtlich wobei der Großteil der Werbemittelgroßhändler eine sehr gute und zuverlässige Arbeit abliefern. Leider gibt es doch den ein oder anderen der die Neutralität einer öffentlichen Ausschreibung gnadenlos ausnutzt. Mit einer Veränderung der Gewichtung von 100% wirtschaftlichster Preis auf evtl. 20 bis 30% Zuverlässigkeit des Anbieters schaffen Sie eine weitere Absicherung Ihrer Werbemittel-Ausschreibung.
Ein oder mehrere Lose?
„Die Auftragserteilung erfolgt durch den Zuschlag. Der Zuschlag kann sich auf ein Los oder einzelne Lose beschränken.“ Hier möchte ich Ihnen zwei Beispiele nennen, damit Sie sich für die richtige Losart entscheiden:
Wir nehmen einfach mal an, dass es sich bei Ihrer Ausschreibung um fünf Werbeartikel handelt:
- Schreibgeräte
- USB – Sticks
- Taschenschirme
- Taschen
- Taschenlampen
Option 1: Nun wird die Einkaufsabteilung immer das Argument bringen: „Jeden Artikel als ein separates Los auszuschreiben ist am wirtschaftlichsten!“ Dieser Aussage muss ich auch voll und ganz zustimmen. Sie erreichen den besten Preis in dem Sie die fünf Artikel auf einzelne Lose aufteilen und sich somit z.B. nur Schirm-Spezialisten auf das 3.Los bewerben.
Option 2: Sollten die Waren aber an mehrere Niederlassungen durch den Anbieter verteilt werden, suchen Sie nicht nur einen Artikellieferanten sondern auch einen guten und günstigen Logistikdienstleister. Hierbei macht es natürlich Sinn die fünf erwähnten Artikel auf ein Los mit Verteilerversand zu beschränken.
Option 3: Vor kurzem durfte ich eine Einrichtung beraten, bei der wir eine ganz eigene Aufteilung entwickelt haben. Die Aufteilung erfolgte nach Lieferzeit. Diese Aufteilung setzt eine höhere Artikel und Lieferantenkenntnis voraus, bietet aber eine enorme Preisoptimierung. 1. Los: Kleinere Stückzahlen und/oder Artikel aus einer europäischen Produktion können binnen 4 – 6 Wochen mit einer Werbeanbringung versehen und zugestellt werden. 2. Los: Größere Auflagen und/oder typische Importartikel benötigen hingegen eine Lieferzeit von 10 bis 16 Wochen (Produktion und Seefracht)
Liefertermin
x Wochen nach schriftlicher Zuschlagserteilung. Der angegebene Liefertermin ist zwingend einzuhalten. Sollten Sie den vorgegebenen Liefertermin nicht einhalten können, bitten wir, von einer Angebotsabgabe abzusehen.
Kommt es dennoch zu Leistungsstörungen, findet Gewährleistungsrecht nach Maßgabeder §§ 437 i. V. m. 651 BGB Anwendung.
Das bedeutet im Einzelnen:
- Bei einer mangelhaften Lieferung kann der Auftraggeber Nachbesserung oder Nachlieferungverlangen, den Kaufpreis mindern oder vom Vertrag zurücktreten, ohne zuvor eine Nachfrist setzen zu müssen.
- der Auftraggeber kann bei einer mangelhaften oder verspäteten Lieferung, die vom Auftragnehmer zu vertreten ist, Schadensersatz statt der Leistung nach §§ 437 Nr. 3, 280 Abs. 1 und 3, 281 Abs. 1 BGB verlangen. Der durch die mangelhafte oder nicht erfolgte Lieferung entstandene Schaden ist dem Auftraggeber zu ersetzen.
- Wird die Leistungserbringung für den Auftragnehmer unmöglich (z. B. weil das Produkt nicht mehr lieferbar ist), kann der Auftraggeber gemäß §§ 437 Nr. 3, 280 Abs.1 und 3, 283 BGB Schadensersatz statt der Leistung verlangen.
- Bei verspäteter Leistung gerät der Auftragnehmer ohne Weiteres mit Ablauf des Liefertermins gemäß § 286 in Verzug. Verzugsschäden sind dem Auftraggeber nach §§ 437Nr. 3, 280 Abs. 2, 286 BGB zu ersetzen, Verzugszinsen gemäß § 288 Abs. 2 BGBi. H. v. 8 % über dem Basiszinssatz.
Rechtsansprüche
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die bestellte Ware frei von Rechten Dritter zuliefern und den Auftraggeber hinsichtlich der zu liefernden Waren von Rechtsansprüchen in und ausländischer Dritter, die aus europäischen Patenten,Geschmacksmustern, Gebrauchsmustern, Urheber- oder sonstigen Rechtenentstehen können, freizustellen bzw. im Falle einer derartigen Inanspruchnahme durch Dritte, den dem Auftraggeber daraus entstehenden Schaden zu ersetzen. Dies umfasst auch Prozesskosten und Schadensersatzleistungen. Er ist auch nach Vertragsschluss stets verpflichtet zu prüfen, ob die Leistung bzw. das Produkt gegen gewerbliche Schutzrechte Dritter verstößt. Eine derartige Pflichtbesteht für den Auftraggeber nicht.
Sehr wichtiger Satz, der in einer Ausschreibung nicht fehlen darf!
Ausschreibung nach Markennamen
VOL / A 2
7 (4) Bezeichnungen für bestimmte Erzeugnisse oder Verfahren (z. B. Markennamen) dürfen ausnahmsweise, jedoch nur mit dem Zusatz „oder gleichwertiger Art“, verwendet werden, wenn eine hinreichend genaue Beschreibung durch verkehrsübliche Bezeichnungen nicht möglich ist.
Der Zusatz „oder gleichwertiger Art“ kann entfallen, wenn ein sachlicher Grund die Produktvorgabe rechtfertigt. Ein solcher Grund liegt dann vor, wenn die Auftraggeber Erzeugnisse oder Verfahren mit unterschiedlichen Merkmalen zu bereits bei ihnen vorhandenen Erzeugnissen oder Verfahren beschaffen müssten und dies mit unverhältnismäßig hohem finanziellen Aufwand oder unverhältnismäßigen Schwierigkeiten bei Integration, Gebrauch, Betrieb oder Wartung verbunden wäre. Die Gründe sind zu dokumentieren.
Made in Germany / Europe
VOL / A 2
- 7 (3) Bestimmte Erzeugnisse oder Verfahren sowie bestimmte Ursprungsorte und Bezugsquellen dürfen nur dann ausdrücklich vorgeschrieben werden, wenn dies durch die Art der zu vergebenden Leistung gerechtfertigt ist.
- 7 VOL/A Leistungsbeschreibung
- (1) Die Leistung ist eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, so dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen müssen und dass miteinander vergleichbare Angebote zu erwarten sind (Leistungsbeschreibung).
- (2) 1Die Leistung oder Teile derselben sollen durch verkehrsübliche Bezeichnungen nach Art, Beschaffenheit und Umfang hinreichend genau beschrieben werden. 2Andernfalls können sie
- a) durch eine Darstellung ihres Zweckes, ihrer Funktion sowie der an sie gestellten sonstigen Anforderungen,
- b) in ihren wesentlichen Merkmalen und konstruktiven Einzelheiten oder
- c) durch Verbindung der Beschreibungsarten, beschrieben werden.
- (3) Bestimmte Erzeugnisse oder Verfahren sowie bestimmte Ursprungsorte und Bezugsquellen dürfen nur dann ausdrücklich vorgeschrieben werden, wenn dies durch die Art der zu vergebenden Leistung gerechtfertigt ist.
- (4) 1Bezeichnungen für bestimmte Erzeugnisse oder Verfahren (z. B. Markennamen) dürfen ausnahmsweise, jedoch nur mit dem Zusatz „oder gleichwertiger Art“, verwendet werden, wenn eine hinreichend genaue Beschreibung durch verkehrsübliche Bezeichnungen nicht möglich ist. 2Der Zusatz „oder gleichwertiger Art“ kann entfallen, wenn ein sachlicher Grund die Produktvorgabe rechtfertigt. 3Ein solcher Grund liegt dann vor, wenn die Auftraggeber Erzeugnisse oder Verfahren mit unterschiedlichen Merkmalen zu bereits bei ihnen vorhandenen Erzeugnissen oder Verfahren beschaffen müssten und dies mit unverhältnismäßig hohem finanziellen Aufwand oder unverhältnismäßigen Schwierigkeiten bei Integration, Gebrauch, Betrieb oder Wartung verbunden wäre. 4Die Gründe sind zu dokumentieren.
Kleine Anekdote
Hier eine kleine Anekdote am Rande, die ich meinen Kunden gerne im ersten Telefonat erzähle:
Eine kleinere öffentliche Einrichtung plant den Einsatz von Nonwoven Tragetaschen mit einfarbigen Aufdruck. Man möge jetzt denken dass es keine komplizierte Sache ist und schnell umgesetzt werden kann, aber auch bei Standardartikeln kann man sehr schnell enttäuscht werden. Nach dem eine ausführliche Leistungsbeschreibung für 15.000 Taschen erstellt worden ist, wurde diese auch schnell an potenzielle Lieferanten weitergegeben. Um die gewünschte Tasche ordentlich beschreiben zu können wurde sogar ein Muster geordert. Nun ja, es wurden aber leider zwei grundlegende Punkte nicht berücksichtigt:
- Beschränkung der Lieferzeit: Keine Beschränkung ermöglicht bei der Menge auch natürlich eine Asienproduktion. Dies ist kann häufig auch Preisvorteile mit sich bringen, aber dabei sollte auf jeden Fall der nachfolgende Punkt berücksichtigt werden:
- Stoffbeschaffenheit bzw. Materialqualität: Bei Tragetaschen wird es in g/m² angegeben und ist für solch ein Projekt existenziell! Leider war bei der Erstellung der LB nichts davon im Internet zu lesen.
Folglich hat man einem Importeur (in dem Fall auch kein Werbemittel Spezialist) den Auftrag erteilt, die schlechteste Qualität für den natürlich günstigsten Preis zu liefern, die es überhaupt gibt. Von der Auftragsvergabe bis zur Auslieferung sind einige Monate vergangen und als die Ware dann endlich im Haus zur Begutachtung verteilt worden war, kam es zum riesen Dilemma. Der Abteilungsleiter war zwar nicht ganz von der Qualität des Drucks überzeugt, aber er dachte sich insgeheim: “naja ist ja „nur“ ein Werbeartikel”. Als aber ein paar Tage später sein Notebook mit samt Papieren durch die Tasche auf den Boden fielen, war er so sauer, dass die gesamte Lieferung vernichtet wurde: das Material war so dünn, dass es nur max. zehn Blatt Papier aushalten konnte. (Hier übertreibe ich doch einwenig) 🙂
Mit dieser kleinen Geschichte möchte ich Ihnen Folgendes ans Herz legen: wir reichen Ihnen als qualifizierter Partner die Hand und unterstützen Sie bei Ihrem Vorhaben. Sie werden feststellen, dass Sie mit unserer Hilfe und Unterstützung keine Ware bestellen, um diese später vernichten zu müssen..
Wir verstehen uns als Spezialisten für das Ausschreibungsverfahren für Werbemittel und betreuen mittlerweile über 20 öffentliche Einrichtung als Ideengeber und Partner Rund um das Thema gegenständliche Werbung.
LEISTUNGSBESCHREIBUNG EMPFEHLUNG FÜR USB SPEICHERMEDIEN
Allgemein
USB Speichermedien bestehen aus einem Kunststoffgehäuse und dem eigentlichen Speicherbaustein. Bei den Speicherbausteinen ist ein wichtiges Merkmal zu beachten: die Qualität. Es gibt sehr viele NoName Speicher und einige qualitativ hochwertige Bausteine.
Darüberhinaus errechnet sich der USB-Stick-Preis nach folgenden Kriterien:
- aktueller Dollarkurs
- aktueller Speicherpreis
Beide schwanken sehr stark und ergeben somit starke Preisdifferenzen innerhalb kürzester Zeit. Auf diese Preisschwankungen reagieren die Importeure mit Risikoaufschlägen, die sog. Wochenpreise ermöglichen. Da es nunmal erfahrungsgemäß von dem ersten Preisangebot des Großhändlers bis zur Vergabe der Leistung einige Zeit vergeht, empfehle ich wie folgt vorzugehen:
Sprechen Sie bei der Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen mit Ihrem Werbemittelberater und dem etwaigen Zeitpunkt der möglichen Auftragserteilung. Dieser wird Ihnen dann einen Verkaufspreis mit einem groben „Kursschwankungs-Aufschlag“ nennen. Diese Vorgehensweise erleichtert Ihnen die Budgetplanung und verhindert böse Überraschungen durch Kursschwankungen. Am Ende der Ausschreibung wird der faire Wettbewerb unter den einzelnen Händlern die Stückzahl oder Ihren Einkaufspreis bestimmen. Hier ist es günstiger, lieber etwas mehr Budget einzuplanen, als später einer negativen Überraschung gegenüber zustehen.
Achten Sie bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung (LB) auf folgende Punkte:
- Speicherqualität, Markenspeicher vergleichbar mit
- Angabe der Pantonefarben in der LB
- GEMA Gebühren: Fordern Sie unbedingt einen Nachweis über die Entrichtung der GEMA Gebühren an eine Fachstelle. Die Gebühr ist mit zwei Pauschalbeträgen festgelegt worden. Bis 4 GB Speicherkapazität beträgt diese 0,91 € und ab 4 GB 1,50 €
Leider gibt es zu viele schwarze Schafe, die die USB-Sticks über das Ausland importieren und sich nicht verpflichtet fühlen sich an aktuelle, deutsche Gesetze zu halten. Sie als Kunde sind es aber am Ende, der sich unangenehmen Fragen beugen muss und verpflichtet ist den Nachweis zu erbringen. Gehen Sie auf Nummer sicher, denn Sie können sich den Partner nicht immer aussuchen.
Lieferzeit
Geben Sie Ihrem Partner Zeit ein tolles Produkt zu liefern und planen Sie Ihre Aktionen frühzeitig. Dazu gehört auch eine rechtzeitige Freigabe der Produktion. USB – Sticks gehören mittlerweile zum Standard – Werbemittel (außer Kundensonderanfertigungen), daher sind die Produktions- und Importwege sehr gut organisiert. Achten Sie darauf eine Produktionszeit „nach Druck- oder Produktionsfreigabe“ anzugeben und rechnen Sie mit ca. 4 – 5 Wochen.
Wir beraten Sie gern!